Making plans is easy. Executing plans is another story!
New Year's resolutions... who doesn't know them? And who has never made one?
And more importantly, how many of those resolutions are actually carried out?
We call corporate resolutions Strategic Plans. Long-term plans at a high abstract level. And, if done properly, the plans are executed after the definition phase: Strategy Execution. But just as with small resolutions on a personal level, companies struggle the most to bring these plans to fruition.
Where do things often go wrong? What can we do about it?
And what is the link between strategy and the excellent execution of projects (instead of merely delivering project output)?
Let's first look at the elements of Strategy and Strategy Execution. Gartner provides the following definition, which I find clear and fitting:
Strategic Plans = Project Portfolio Planning
De 'Midterm' plannen, zouden, indien goed uitgewerkt en uitvoerbaar gemaakt, moeten gaan resulteren in een portfolio van projecten. Deze projecten moeten goed bemand worden en op een eenduidige manier uitgevoerd worden. Het is de bedoeling dat deze projecten operationele verbeteringen gaan opleveren of specifieke doelstellingen op tactisch niveau gaan realiseren. Daarbij is het belangrijk dat er, naast project voortgang rapportages, heel goed gekeken wordt naar de beoogde (business) doelen. Denk hierbij aan dashboards die de doelstellingen bewaken. En dan kan het dus zijn dat alles volgens plan gaat met de uitvoering van het project, maar dat de output niet is wat de business, de operatie, nodig heeft.
Bijvoorbeeld als het doel is om de omzet met 20% te laten groeien, zullen er specifieke dingen moeten gebeuren die anders zijn als voorheen. Die specifieke zaken die geregeld moeten worden om die groei te realiseren zijn veelal projecten die veranderingen in de processen, organisatie, marketing of sales faciliteren. Het dashboard zou dan het doel (target of key objective) hebben dat bijvoorbeeld de eerste maanden een groei van 2 % moet plaats vinden, daarna 5 %, etc. tot de beoogde groei van 20% aan het eind van het jaar gehaald is.
Als het dashboard laat zien dat de geplande groei na de eerste maanden niet gehaald wordt, dan moet er bijgestuurd worden. En dan kan het dus zijn dat de project uitvoering anders, bijvoorbeeld intensiever, wordt. Dus als groeidoelstellingen niet gehaald worden door 2 marketing events per maand, dan moet er wellicht opgeschaald worden naar 1 per week. Of er moeten andere dingen worden gedaan die niet in het oorspronkelijke project (scope) beschreven waren. Ook kan/zal dat impact hebben voor budget en bemensing van deze projecten. Eigenlijk besturen we dan projecten meer 'agile'.
En we zien dus in de praktijk vaak dat de plannen gemaakt worden, de projecten worden opgetuigd, maar de operationel doelstellingen dashboards niet aanwezig zijn om de daadwerkelijke beoogde strategische doelen te halen. (althans niet op maandbasis, alleen maar bij het einddoel!).
Strategy Execution = Project Execution + Objectives Dashboards
De grootste uitdagingen bij strategie-executie zijn volgens sommige experts:
- Bridging the gap between devising and executing the strategy
- Adapting to the changing and disruptive environment
- Mobilizing and motivating the people and resources needed for the execution
- Managing the complexity and uncertainty associated with execution
- Measuring and improving the results and the impact of the execution
- Creating a culture of continuous improvement, renewal, and innovation
1: Strategie Executie: Van het waarom naar het hoe - Boom Management 2: Strategy Execution: From the why to the how - Boom Management 2 : Strategy execution is the number 1 challenge - Boom Management
Completely in line with our observations, Gartner has identified the three key challenges of Strategy Execution that actually fail at project execution:
Fortunately, these three challenges are much less of a problem for organizations with a mature PMO (Project Management Office). A PMO where Project Portfolio Management is clearly practiced, and where priorities are by definition set between and within projects. A PMO that has established a Way of Working (WoW) that leaves little room for misinterpretation of the responsibilities of teams and individual team members (particularly in hybrid project organizations, there are additional dangers here which we will discuss in a subsequent blog).
The inability to communicate objectives to teams and individuals is, however, a very interesting and complex challenge. This inability stems from the fact that objectives are often set at a high level of abstraction and are almost never made SMART:
- Specific,
- Measurable,
- Acceptable,
- Realistic, and
- Time-bound.
I have given training sessions where we do SMART exercises. It is really harder than you would think!
The most important aspect of Strategy Execution
Aangenomen dat de PMO (met onze hulp 😊) goed is ingericht en de teams goed zijn getrained en de WoW te pakken hebben, dan is succes nog steeds niet eminent. Want het belangrijkste element van de Strategie Executie is om goede sturing te hebben: niet of projecten hun output realiseren, maar of deze de business outcome faciliteren! Door de FUCA wereld waarin we leven moeten projecten continue bijgestuurd kunnen worden.
(FUCA world is een variant van VUCA world, een term die oorspronkelijk gebruikt werd door het Amerikaanse leger om de situatie na de Koude Oorlog te beschrijven. VUCA staat voor Volatile, Uncertain, Complex en Ambiguous, wat in het Nederlands vertaalt naar Volatiel, Onzeker, Complex en Ambigu).
Kortom: zorg voor operationele dashboards die maandelijks bijgewerkt worden om te zien wat de impact is van de veranderingen die projectmatig bewerkstelligd worden. Het is daarbij een goed idee om een centraal dashboard op te stellen waar alle strategische doelen volgens de OKR-methodiek uitgewerkt worden waarbij de (Business) Doelen (Objectives) concreet gemeten kunnen worden door de definitiev van 'Key Results'.
Een OKR bestaat uit twee delen: een Objective en één of meer Key Results. Een Objective is wat je wilt bereiken, bijvoorbeeld het vergroten van de klanttevredenheid, het verhogen van de omzet, of het verbeteren van de kwaliteit. A Key Result makes it possible to measure whether you have achieved your Goals / Objective(s), for example, the number of surveys, the growth percentage, or the number of errorsAn example of an OKR is:
- Objective: Increase our users' engagement
- Key Results:
- Reach 10,000 daily active users on our app
- Increase the average session duration from 5 to 10 minutes
- Reduce the failure rate from 20% to 10%
OKRs are intended to help you set ambitious and inspiring goals that you can also achieve with your team.OKRs were originally conceived by Andy Grove at Intel and later popularized by John Doerr at Google. Since then, OKRs have been used by many successful organizations, such as Netflix, Spotify, and LinkedInStrategy Execution control
To gain and maintain full control over Strategy Execution, it is essential to have an excellent PMO in place, equipped with sound Project Portfolio and Project Management methodologies and approaches, plus the availability of high-quality SMART dashboards with OKRs .
Our Project Portfolio Management Tooling, together with dashboards created in or from spreadsheets, accounting software, CRMs, PowerBI, ERP solutions, etc., ensures success. That is, provided the governance within the organization is properly established and these dashboards are reviewed at all levels at least once a month!
If setup, drafting the correct OKRs, and real-time tracking still present a challenge, the consultants at The PMO Company can provide excellent advice and support. We offer various PPM tools and extensive experience in building valuable dashboards.
Another option is to step into the world of Strategy Execution tooling together with us. These are solutions that capture strategic plans, projects with activities, and OKRs, as well as share them interactively with the team, including real-time reporting (also from various data sources and solutions).
Examples of Strategy Execution solutions include Cascade , Rythm , Perdoo, i-nexus, etc.Cascade, Rythm, Perdoo, i-nexus, etc.
Happy Planning!
-/-